ビジネスフォン使い方「内線電話」「外線電話」の便利機能のご紹介全文表示

オフィスでお仕事をしている方は、ビジネスフォンは普段使っている方は多いと思います。

しかし、ビジネスフォンを使ってはいるものの、使いこなすまではいかないという方もいらっしゃるのではないでしょか。

ビジネスフォンにはたくさんの機能があります。もしかすると、あなたのまだ知らない便利な機能があるかもしれません。そんな多彩な機能を使いこなすためにも、まず基本が大切です。今回は、ビジネスフォンの基本的な使い方をご紹介いたします。

ビジネスフォンでの電話のかけ方

ビジネスフォンの通話方法には、基本的には「外線通話」と「内線通話」の二通りあります。

一つ目の「外線通話」とは、アナログのNTT等の電話回線、ISDN回線、IP電話(050番号など)やひかり電話を利用し、公共のインフラを使って外部と通話する方法を外線通話と言います。

二つ目の「内線通話」は、一般的にはオフィス内に交換機能を担う役目の「主装置」を設置し、そこに接続された電話機同士で通話をすることを言います。そして、ビジネスフォンの電話機には、内線番号が割り当てられます。
小規模なオフィスの場合は二桁番号、例えば10番~99番、中規模オフィスになると三桁~四桁(100番、1000番)と言った番号の割り当てをすることができます。これらのオフィス内での内線通話で話す場合は、通話料は発生しません。

外線通話のかけ方

ビジネスフォンの場合、オフィスの外にかける外線を使用する場合には、まず「外線ボタン」を押す必要があります。
ビジネスフォンの回線が複数ある場合には、空いている外線ボタンを押してから電話をかけます。外線が、空いているかどうかは、一般的には、電話機の外線の部分にランプがついているかどうかで判断できます。

実際のやり方

  1. 空いている外線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる
  3. 相手先の電話番号をダイヤルを回す
  4. コール音が鳴って相手先が出れば外線がかかったことになります

また、一般的なビジネスフォンの場合、電話番号をダイヤルして相手先が電話に出た後に受話器を上げても問題ない仕様になっています。受話器をあげなくても、相手先が電話に出られるまでは、コール音が聞こえるようになっているので、電話に出られるまでは他の仕事をして時間の有効活用ができます。

相手との話が終わったら、受話器を元に戻すことで電話を切ることができます。

次は、内線の掛け方をご紹介いたします。

内線通話のかけ方

「内線」は、離れた部署の社員と連絡を取り合うことができます。使い方は、「内線ボタン」を押します。内戦も外線同様に、空きはランプで確認ができます。

実際のやり方

  1. 空いている内線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる
  3. 相手の内線番号をダイヤル
  4. コールが鳴って相手が出れば通話が可能です

お仕事でのお電話は決まった方に電話することが多いのではないでしょうか?
そこで、次は便利なワンタッチダイヤル (短縮ダイヤル)の使い方をご紹介します。

ワンタッチダイヤル(短縮ダイヤル)の使い方

ビジネスフォンをお使いの方で、毎回わざわざダイヤルをプッシュしてかけている方も多いのではないでしょうか。毎回、電話番号を確認しながら毎回ダイヤルをプッシュするのは面倒だし、効率的にもあまりよろしくありませんよね。

ワンタッチダイヤル(短縮ダイヤル)とは、その名の通りボタンを1度押すだけで相手に電話がかけられる機能です。

一般的かけ方

  1. 多機能電話機のスピーカボタンを押したあとで、ワンタッチダイヤル登録特番(「9」など)をダイヤルします。
  2. ワンタッチダイヤルを登録するファンクションキーを押します。
  3. 外線発信特番(ほとんどの場合は「0」)と相手の電話番号をダイヤルします。
    外線だと、0+0312345678
    内線だと、0+1001 など
  4. 登録する電話番号を入力し終わったら決定となるボタンを押して登録を完了します。登録したら、受話器を上げて登録したファンクションキーを押せば自動的に相手に発信されます。

ワンタッチダイヤルの利用方法は、機種によって変わりますが、一般的なビジネスフォンは、各電話機でそれぞれ登録する事ができます。電話機によって登録方法が変わりますので、詳しくはマニュアルをご確認ください。

相手先が電話に出るまで、受話器を持ったまま時間が意外とたってしまったという経験はありませんか?また、長時間相手が出ない時は受話器を持っている手も疲れますよね。

そこで、次にオンフックダイヤルというビジネスフォンならではの便利な機能のご紹介いたします。

オンフックダイヤル使い方

電話をかけるとき、普通の電話機なら受話器を上げなければなりません。一方、ビジネンホンの場合、受話器を置いたまま電話をかけることができ、その機能を「オンフックダイヤル」と呼ばれています。しかし、電話をかけることはできますが、通話は受話器を持たないようになっています。

オンフックダイヤルの利用方法は簡単で、受話器を置いたまま「外線・内線ボタン」を押して相手のダイヤルをプッシュすれば、コール状態になります。あとは、相手が電話に出たら受話器を上げて通話ができます。

このオンフックダイヤルを使うと、相手先が出るまでの間は、他の業務をすることができますので、効率的にお仕事ができます。
携帯やスマホにもある着信・発信履歴からかけられる機能のリダイヤル発信のかけ方のご紹介です。

リダイヤル発信のかけ方

リダイヤル発信とは、過去にかけた電話番号にリダイヤルボタンを押せば発信することができる機能です。

ビジネスフォンの場合、リダイヤルボタンが最初から実装されている機種の場合と、短縮ボタンと兼用されているものなど、リダイヤルの方法は機種によって異なりますので、お使いの機種の取り扱いの仕方をご確認ください。

一般的な使い方

  1. 受話器を置いたまま十字キーを押す
  2. 十字キーを押して、相手先を選びます。
  3. 空いている外線ボタンを押すと、選択された履歴の電話番号がダイヤルされます。

またビジネスフォンには、オートリダイヤルをする事で、相手先が話し中のときに自動的に電話をかけ直してくれる機能もあります。

効率よく仕事をする上での便利なビジネスフォンの使い方をご紹介でした。

ビジネスフォン の「保留」と「転送」の使い方全文表示

お客様との電話のやり取りの中で、他の部署に詳しく話して欲しい、他の担当に詳しく話して欲しいなど、社内で連携をとって対応することがありますよね。

例えば、

「お客様からA部署の代表番号に着信を受けたが、担当は近くに座っている同じチームの社員である。」
「社員から内線で〇〇の問い合わせを受けたが、〇〇に詳しい担当者は少し離れた場所に座っている。」
「〇〇の担当チーム員が全員外出してしまう。お客様からの着信を、スマートフォンで受けたい。」

などビジネスシーンでは、電話で何人の人がやり取りということがありますよね。

これらは、ビジネスフォンの代表的な機能である「保留」と「転送(自動転送)」で解決できます。

では、ビジネスフォンの保留と転送の基本的な利用方法と、スマートフォン・携帯電話での活用方法の一例をご紹介しますね。

保留機能は、皆さんご存知の通り通話相手に一時的にお待ちいただく場合に使います。通常、「保留」と「転送」は同じ部屋、あるいは同じ建物内で行われていますが、その仕組みを外出中の人に応用したのが外部転送です。

外部転送は人間の手で行われる「手動転送」と、電話帳に登録した電話番号に自動的に転送てくれる「自動転送の2種類の方法があります。

外部手動転送

外線手動転送は、をいったん受けてから転送します。
基本的には、通常の「保留」・「転送」と同じであり、例えば、外出中の社員Bさんあての電話を受けたとき、その通話をいったん保留にしてから、外出中の社員Bさんに電話をかけます。
用件を伝えたら電話をかけてきた相手と外出先の社員Bさんの電話を、会社を介してつなぎます。
通常の「保留」・「転送」と違いは、この通話の間、2つの外線を使っていることになります。

便利な「外部自動転送」

部署の全員が外出している場合や、残っている社員がいたとしても手が離せないときもあると思います。このような時には自動転送を設定しておくことで、かかってきた電話を自動的に他の電話機やスマートフォンに転送することができます。この場合は、電話がかかってきたとしても不在時も安心で、在席者の取り次ぎの時間を減らすことができ業務に集中できます。

ただし、外線自動転送の場合は、事前の設定が必要となりますので、工事の際や販売店にご確認ください。ここでは、自動転送の例を3つご紹介します。

外線自動転送

外線自動転送の場合、事前の設定が必要になります。

外線からの着信があった時点で、電話帳に設定した電話番号(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)にそのまま転送します。この機能を多機能電話機のオートダイヤルボタンに登録しておけば、外出する際にはボタンを押すだけで転送機能ONに切り替えることができます。

また、曜日・時間帯でON/OFFを自動的に切り替えることもできますので、休日や営業時間外は転送切り替えなどをすることが可能になります。

無応答転送

外線/内線からの着信を受けたときに、応答せずに一定時間が経過すると、あらかじめ登録している電話機(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)を呼び出します。着信後に転送するまでの時間はあらかじめ設定しておきます。社内に人がいたとしても、他の業務に追われて電話に出られない場合、外にいる社員が対応することが可能になります。

話中転送

自席で通話中に外線/内線からの着信を受けたときに、あらかじめ登録している内線電話機を呼び出します。

ビジネスフォンの「転送」には、ここではご紹介しきれない多くの機能が用意されています。皆さまの業務形態に会った機能をお選びいただけますので、詳しくは販売店にご相談ください。

会社のパソコンのセキュリティ対策~UTMの効果~全文表示

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今日も名古屋市中区丸の内よりお客様に最適なビジネスホン、複合機などのOA機器をご提案すべく活動しています。

 

更新担当のく~です!

連日の猛暑でみなさん体調を崩されていませんか?

なかなかエアコンも効かないですが、室内でも熱中症にかかってしまうんです。

予防するには、室温を27度に保つことが第一歩だそうです。命を守るためには”28度設定“を守っている場合ではない!という意識を持つことが大事ですね。

 

今日は会社の命綱とも言えるインターネットセキュリティのお話しを、サムライこと技術のお兄さんよりいただきました。

 

インターネットの普及に伴い会社業務もどんどんデジタル化しており、今ではパソコンとインターネット環境は業種を問わず仕事の必需品になっています。

会社の重要なデータも紙媒体などではなく今はパソコン上もしくはサーバーや外付けハードで管理し、お客様とのやりとりもメールが一般的になりつつあります。

 

大変便利な世の中でありますが、そこには大きな問題もあります。

パソコンやインターネット環境のセキュリティ対策です。

元々は大企業だけがそういう対策はしていればいいという風潮がありましたが、今は中小企業もパソコンやインターネットのセキュリティ対策は必須事項になってきております。

 

パソコンにウィルスソフトを入れて対策をされている方は多いかと思います。

もちろんそれも対策であることに間違いはありませんが、それだけではネットワーク環境までは守れません。もし会社のネットワークにウィルスが侵入していた場合、ウィルスソフトが動いている時はパソコンへの侵入は防げますが、何かのタイミングでウィルスソフトの更新が切れてしまった時やアップデートが必要になり一時的にセキュリティの効果が切れたときにパソコンに侵入されてしまいます。

 

私自身もお客様周りをしている中で「うちには関係ないよ」という方もまだまだいますが、もし実際にウィルスに侵入されてしまうと多大な被害を被ることになります。

 

ウィルスによる被害

 

  1. 会社の機密データ・お客様情報や社員さんの個人情報の盗難
  2. 重要な仕事データの改ざん
  3. PCのデータ破壊

 

などが大きく上げられ、またウィルスにおかされてしまったパソコンを復旧させるための費用やパソコンが動かない間の業務の停止お客様との信頼関係など取り返しがつかなくなるほど被害は広がります。

 

もちろん社内にシステムエンジニアなどの専門家が常駐していればそういった脅威からも身を守ることはできますが、特に中小企業等になるとそういった事に月に何十万かけて専門家を雇う事も費用対効果を考えるとできません。

そんな中小企業様に向けてお勧めのセキュリティ対策が複数のセキュリティ機能を搭載しているUTMという機器です。

 

外部の脅威から社内を守るUTMとは

 

見た目はルーターのようなものなのですが、それをインターネットの入口部分につけることによって社内全体のネットワークを外部の脅威から守ることができます。

具体的にはウィルス感染・不正侵入・迷惑メールのブロック・有害なサイトへのアクセスブロック・ネットワーク攻撃等様々な脅威から社内のネットワークを守ってくれます。

また、このUTMは常に遠隔で専門家が監視しているため、

もし何かしらのトラブルがあった時は迅速に対応ができます。

 

UTMは上で記したように複数のセキュリティ機能を有しているため、セキュリティを1本化でき、管理や運用の手間もかからず、専門的な知識も必要ありません。

 

現在の理想的なセキュリティ対策

 

企業において最も理想的なセキュリティ対策はまずインターネットの入口にUTMをつけて外部からの脅威を守り、さらに各パソコンにはウィルスソフトを入れて二重体制にすることが最も理想的な形になります。

 

実際インターネットのセキュリティを強化することによって、お客様のネット環境、パソコンに入れている大事なデータの情報を守るだけでなく、結果的に取引している相手との信頼関係向上にもつながります

 

今一度皆様のネットワーク環境も大丈夫か、見直されてはいかがでしょうか?

通信コスト削減のコツ!!全文表示

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更新担当のく~です!

梅雨も明け、猛暑日が続いています。この3連休も100人を越える熱中症による救急搬送者や死者も出ています。お水だけでなく、塩(ミネラル)を摂取するとよいそうですよ!

このあとしばらく40℃近くまで上がり、夜になっても下がらない予報なので温度管理に気をつけましょう。

 

天然サウナな状況でも人間なかなか痩せられないですが、通信コストが簡単に安くなる!!

そんなうらやましいお話しが今日のテーマです。お当番は営業のお兄さんです。

 

弊社では各種通信機器の導入と同時に、通信コスト削減のお手伝いも同時にさせて頂く事が多いのですが、多くのお客様は“ウチは気をつけているから”、“NTTの担当がやってくれてるから大丈夫…”そうご返答頂きます。しかし、実際フタを開けるとかなり無駄が有るケースも多く見受けられます。

さらに、通信費と言う、目に見えにくいコストの削減と言われると、眉唾モノの様に感じてなかなか手をつけてこなかった、と言うお客様も多いです。

ここでは、通信費の削減が出来るパターンと、その理由を幾つか挙げてみようと思います。思い当たる節が有る方は、無料で診断しておりますので、お問い合わせください。

 

理由①各種割引や、各社のオリジナル料金プランが存在している

NTT西日本では現在、ひかりはじめ割やライト割と言う、2年、もしくは3年以上の継続利用を前提とした各種割引が存在しています。通信回線はそうコロコロ変えるものでは無いとお考えのお客様は各種割引の適用で1000円前後の割引が受けれます。

また、NTT以外の各社がNTT回線を利用した、オリジナル料金プランが存在しています。

これは総じて「ひかりコラボレーション」と呼ばれ、各社の特徴を生かした料金プランが有り、お客様にあった料金プランをご選択頂けます。

 

理由②ひかり電話になっていない

ひかり電話とはひかり回線一本でインターネット、電話ファックスが利用できる為、

以前の様に、ネット用、電話用、FAX用と、それぞれ回線を維持する必要が無い為、基本料金が大幅に削減出来ます。

電話やネットを使う頻度が少ない為自社にはメリットが無いと思われてるお客様で良くお見受けします。ひかり電話は通話料だけでなく、固定の基本料金を大きく削減出来ます。

また、電話はひかり電話にしているが、FAXや警備端末、クレジットカード端末用にアナログ回線を残してるケースも有ります。

以前はひかり電話に出来なかったものも、今はほとんどひかり電話でご利用頂けるようになってます。

是非一度ご確認下さい!

 

理由③契約内容が適切ではない

良くお見受けするのが、家電量販店でパソコン等と同時にお申し込みしたケースで、このサービスは、不要なオプションを沢山付けられるので、お客様で後日オプションの解約が必要です。しかし、実際には解約されないまま何年も使われてるケースも有ります。また、通信会社やNTTの営業担当が、自分の営業成績の為に高単価のプランを選択されてるケースも多く見られます。

ひかり電話にはかなりの数のプランが存在しており、お客様ご自身で最適なプランを選択する事は困難です。気になる様でしたら是非一度お問い合わせ下さい。

 

理由④通話チャネルのボリュームが適切では無い

通話チャネルとは、同時に通話可能な数の事で、番号の数とは別になっております。ビジネスホンをご利用のお客様でしたら、外線ボタン(通話中に赤く光る、パネル下のボタン)を押してプーとなるボタンの数、若しくはその数プラス1くらいが実際の契約チャネル数だと思って下さい。

携帯電話の普及で固定電話の利用頻度は少なくなっているお客様が殆どです。電話の台数はリース更新時に見直しても、通話チャネルは以前のままになっており、下手すると、電話機3台で通話チャネルが4回線なんて方も…。

電話の台数と言うより、同時に電話を動かす数を気にするのが削減のポイントになります!

 

以上ザッとご紹介させて頂きましたが、上記以外にも通信費の削減パターンは無限に有ります。

しかし、安くなるという見知らぬ人からいくら言われても、なんで安くなるの…?安くなるならNTTが勝手にやるのでは…?そうお考えになるのが普通だと思います。

安く出来る理由やカラクリを少しでもご理解頂ければ、ひょっとして自分の所も…と思って頂ければ幸いです。弊社では誠心誠意、お客様に最適な通信環境をご提供させて頂く事をモットーに活動しております。

気になる方はお問い合わせくださいませ!

災害に遭ったときの備えをしましょう!~事務総務のみなさんへ~全文表示

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更新担当のく~です!

先週から続く豪雨ではとても大きな被害が出ています。被災された方、今もまだ困難が続いている多くの方にお見舞い申し上げます。

先ほど被災エリアでの梅雨明けが発表されましたが、土にはたくさんの水分が含まれています。

河川もいつ増水するかわかりません。鉄砲水は急に起こります。

不要に立ち寄らぬよう、気をつけてください。

 

雨が落ち着き、ご自宅や会社・店舗など、ご利用の電話機なども一緒に被災して片付けをされていることと思います。

少しずつですが、各社のHPにて対応についての周知が掲載され始めています。

そこで慌てない対応を自分なりにまとめてみました。

いざとなると書類が出てこない!など、意外と困るのではないでしょうか…

わたしも自信がありません(苦笑

 

『普段の備え』

1.書類の保管

契約書類は専用ファイルを作成して、鍵付きキャビネットへ!

決まった場所に保管しておくことで迷子にさせない。

余裕のあるときにファイリングしなおしてインデックスも貼っておくとさらによし。

 

2.連絡先の保管

契約書類にサポートセンターの連絡先の記載はあるけど古くなっている場合も…

定期的に更新できるとよい。(わたしもコレ出来てません。戒めを込めて書きます)

PC紛失に備えて書類ファイルに連絡先一覧を入れておくとGOOD

 

3.情報収集をしておく

実際に起こってしまった場合、どうしたら?!と慌ててしまわないように過去の事例を調べて、書類ファイルと一緒に保管しておくと慌てないはず…

 

『実際に被害に遭ってしまったら』

1.状況を控えておく

NTT回線の場合だと、電話回線が使えなくなった期間の基本使用料を差し引いてくれる措置があるそうです。(過去の災害でも実施)

混乱の中ですが、いつ使えなくなっていることがわかったか。など、わかる範囲で控えておくと確実です。

リース物件についても同様に、事実を確認した日時など控えておくとよさそうです。

 

2.復旧させるには

ビジネスリース物件は、契約と同時に保険がかけられていることが多いです。

天災(人為的なものではない)による破損は、リース会社の保険で修理・交換ができます。

条件や費用はケースによって変わるようなので契約時の書類を確認して、リース会社へ相談します。

ご家庭での利用などの、リース以外の場合は、多くは販売店への相談となります。契約書類、保証書に記載がないか確認してみましょう。

 

NTT回線を含むライフラインの復旧には、かなりの時間を要します。

無料WIFIの開放や、特設公衆電話の設置などの対策が早急に進められています。

避難先や自治体の案内に従って、まずは身の安全を確保したうえでご家族、仲間の安全を確認してください!

NTT、各携帯会社では、災害伝言板が開設されています。

こちらも定期的にテスト訓練なども実施されているので、参加してみるのも備えですね!

例年夏の終わりまでゲリラ豪雨に注意が必要=このあとも気を抜けないということです。

ご家庭、社内で、抜かりのないよう備えていきましょう。

 

仕事の効率もアップしコスト削減にもつながるビジネスホン全文表示

仕事の効率もアップしコスト削減にも

仕事をする上で、クライアント様や取引業者様とのやり取りに必需品の電話機。
携帯が普及しているとはいえ、オフィスでは固定電話でやり取りが主流です。

しかし、家庭用電話を各個人に一台ずつ設置した場合こんなことが起きてしまいます。

 

●総務で受けた電話を社長にまわしたい時に、総務デスクの電話機を取りに来てもらうことになる。

●営業の電話が鳴ったら、営業デスクまで電話を取りに行かなくてはならない。
もしくは、電話が鳴っていることに気づけない。

●社長が総務に用事がある時、電話で用件を伝える場合は、外線→外線の為、通話料金が発生

 

以上の問題を解決してくれるのがビジネスホンとなり、一般電話と違い重宝されます。

ビジネスホンと家庭用電話との大きな違いは、内線通話、保留転送、複数回線の接続です。異なる種類の回線(ひかり電話、IP電話、ISDN、アナログなど)を同一システムに収容したり、通話録音装置や留守番電話装置の追加、インターホン接続、などビジネス業務に必要な機能、サービスを組み合わせて利用することができます。

 

また、複数の回線をまとめることができる業務用電話システムとなり、複数の電話機(多機能電話機)と主装置(ME)の組み合わせによるシステムで、複数の回線を効率よく利用することが可能です。 ひかり電話やISDN回線、アナログ回線など異なる複数の回線を同時に収容(まとめることが)でき、ドアホンやFAXなどもシステムに組み込むことができます。

家庭向け一般電話のように電話機の台数分だけ電話回線が必要になることがないのでコストの削減もでき、ビジネスにはなくてはならない電話システムです。

 

簡単に言うと、ビジネスホンを使えるようにする為には主装置という機器が必要で、その主装置を元にそれぞれ配置された電話機にコードを繋げば通話が可能になるという仕組みとなります。

 

主装置とビジネスホンの関係

主装置とビジネスホンの関係についてご紹介いたします。
主装置と電話機の関係は「同一メーカー」で「同一機種」でないと、ほとんどが動作しません。
仮に同一メーカーで同一機種であったとしても、機種によってはその電話機に合わせたデータ設定を行わないと通常の動作をしない可能性もあります。

ビジネスホンの主装置の中には、初期設置当時の使用環境に合わせてユニットが組み込まれている場合もあります。その主装置内の端末ユニットが不足している場合は電話機を接続しても動きません。

 

接続台数はユニットとは?

主装置を見ると接続可能台数が書かれています。
しかし、これはあくまでも“接続可能”な台数ということで、本当の接続台数はその主装置の中にある“ユニット”と呼ばれる基盤で決まります。
設置の際には、まず必要な台数を検討し、席の配置から電話のレイアウトを決めていくことが必要になります。

 

接続台数についての使用例

例えば、ビジネスホンは6基で十分と考え、最大16基まで接続可能な主装置内の主要ユニットを半分の8基分に設定しました。
使用するビジネスホンが6基で済んでいるうちはこれで問題はありません。

しかし、その後、事業が順調に進み、従業員が増え、必要なビジネスホンは12基になったとします。

 

このオフィスの主装置に接続可能な台数は16基ですから、それより少ない12基ならば問題なく使用できるように思えます。しかし、この考えは間違いです。この主装置に組み込んである主要ユニットは8基分までしかありませんから、増やせるビジネスホンは2機までです。

ここで残りの4基を追加したい場合は、主要ユニットを増加させる必要があるのです。

接続台数とユニットについては、わかりにくい部分がございますので、お気軽に当社にお問い合わせください。

ビジネスホンで通話を録音することもできるんです!!全文表示

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更新担当のく~です!

サッカーワールドカップ、世間の評価をよそに?決勝リーグに進みましたね!

今夜明け方キックオフということで、明日の朝は眠たそうな人が続出なのでしょうか…?

しっかり寝て備えましょう!!

 

本日の当番はルーキー君です。

 

お客様周りをしていると最近よく言われるのが、特に内勤の方にお客様との会話を録音したいということをよく言われます。

 

内勤の方だと1日何十件、多い時だと何百件と電話を受ける方も多いと思います。

どんなに注意してミスなくやろうとしても人間のやっていることなので、時に相手に言われたことを間違って認識してしまったり、外回りをしている方あての電話を受け伝言を頂いたにも関わらず伝言を忘れてしまったりと、些細なことから重大なことまで色々あるかと思います。

どんな些細なことでもこのようなミスが積み重なるとお客様等からの信用を失ってしまいます。

 

そういったミスもビジネスホンの通話録音機能で解決できます!!

この通話録音機能を使うことによって、業務改善またお客様満足度の向上もできます!!

 

ということで今回はビジネスホンの機能である通話録音の機能を紹介させていただきます。

 

  1. 録音ボタンを電話機のワンタッチボタンに作って電話を受けたときにそのワンタッチを押せば通話の録音ができるようになります。

通話を終えてから再生をすることで会話を聞き直すことができるため、聞き逃していることや、聞き間違いをなくす事ができます。

また通話録音機能は電話を受けている方がこれは重要だ!!と思ったときに録音ボタンを押して通話を録音するパターンと、電話を受けるときもかけるときも外線を掴んだ時点で録音を開始する常時録音と設定で選ぶこともできます。

 

2.録音した人以外の人も通話の内容を聞けます。

 

従来であれば、電話を受けた方が通話の内容をメモに残し、担当の方に直接伝えたり机の上にメモおく必要があるかと思いますが、録音機能があればお客様のそのままの情報を聞けるためより確実に内容がわかるかと思います。

そのため聞き逃しからの伝え漏れをなくすことができると同時に担当の方が録音した通話を聞けばお客様の声のトーン・雰囲気も聞けるためお客様の状況もわかりやすくなります。

 

3.録音データを社内で共有ができます。

 

通話録音をすることで電話対応に問題がないか、社内共有をすることができます。

問題点があれば電話対応の改善ができますし、電話対応の向上=お客様満足度の向上にもつながります。

 

このようにビジネスホンで通話録音機能を使うことによって、大幅な業務改善ができ、

顧客満足度もあがります。

 

これからもみらいサポートではビジネスホン等の取り扱っている商品の意外と知られていない機能や情報を紹介して少しでも皆様に役に立てるように更新していきたいと思います。

次回の更新もよろしくお願いします。

Wifi・インターネットがつながらない時にまず試すべきこと全文表示

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更新担当のく~です!

今朝、通勤通学の時間帯に大きな地震がありました。電車に乗っていて気づかなかったのですが、この地域もそれなりに揺れたようですね。最大で震度4だったとか…ライフラインが止まってしまったときどうするか?他人事ではありません。考えていかなくてはいけませんね。

 

本日の当番はサムライこと技術のお兄さんです。

 

インターネット・パソコン・スマートフォンの普及に伴い、今はwifi(無線)を利用されていない方は非常に少なくなったように感じます。

実際、私にお客様よりかかってくる電話も「wifiが切れた、インターネットがつながらなくなった」という内容が圧倒的に多いです。

Wifi(インターネット)がつながらないと仕事にならないというお客様も多く、急を要する対応です。

電話対応でどうしようもないときはもちろん現場に訪問しますが、意外と電話対応で解決できることも多いです。

本日はwifiがつながらなくなって焦る前にまずはお客様にできる対応を紹介させて頂きます。

 

まずwifiがつながらなくなった時に確認するべきこととして、一部端末のみつながらないのか全ての端末でつながらないのか確認してください。もし一部端末・・・例えばノートパソコンは問題なく無線でインターネットにつながっているけどスマホはつながらないとか一部の端末でのみつながらない場合はルーターの問題よりも端末側の問題の可能性が高いです。何かの拍子にwifiのパスワードが外れた可能性もあるので、その場合はパスワードを再設定してみてください。

 

全ての端末でwifiがつながらない場合は無線ルーター側の問題の可能性が高いのでその時はまず以下の事を試してみてください。

 

  1. 無線ルーターの電源コンセントが抜けていないか、もしくはルーターの電源コンセントを差し込んでいる電源タップのスイッチをオフにしていないか確認する。

「・・・そんな馬鹿な」と思うかもしれませんが意外と多いです。どんなルーターでも基本的には正面にランプがあり、点灯もしくは点滅して光っております。

もし何も光っている気配がない時はまずは一度電源周りを確認してみてください。

 

  1. 無線ルーターを再起動してみる。

 

これで直ることが私の経験上一番多いです。

パソコンもスマホもwifiが切れて使えなくなった時はまずルーターの再起動をしてみてください。やり方はルーターの種類によって異なりますが、大体のルーターは電源コンセントの抜き差しで再起動できます。

 

  1. 無線ルーターにささっているLANケーブルを確認する。

 

LANケーブルがルーターから抜けていないか一度確認してみてください。ルーター周りを掃除したときにうっかり抜いてしまったとか、LANケーブルのつめが折れていて抜けやすくなっている場合もあります。また、ケーブルが抜けてしまっていてどこにさせばいいのかわからなくならないようにするためにもLANケーブルのささっているポートに目印になるようなシールなどを貼っておくとわかりやすいです。

 

あとは単純にLANケーブルの調子が悪くなっている場合も考えられます。もし変えのLANケーブルがあれば一度交換をしてみてください。これはメーカーによって異なりますが、LANケーブルがささっているポートがわかりやすく光っているルーターもあります。LANケーブルがしっかりささっているにも関わらずポートが光っていない場合はLANケーブルを疑ってみてもいいかと思います。

 

上のどれをしても解決しない場合はルーターの故障等その他の問題が考えられます。

 

弊社みらいサポートはお客様のどんな些細な事でもインターネット環境を保守するサービスも行っております。インターネット環境は目に見えないものだからこそトラブルになった時に何がなんだかよく分からないというお客様も非常に多いです。そんな時は是非通信のプロである我々に任せてください。

複合機の便利機能~FAXもペーパーレス化が進んでいる!業務効率UP&コストダウンの合わせ技全文表示

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更新担当のく~です!

今日、東北地方も梅雨入りし全国で梅雨のシーズンとなったそうです。

例年より大分早いシーズン到来だとかで話題になっていますが、雨の期間は変わらないそうなので、早い夏が来るのかも。

明けるのが待ち遠しいです。

 

本日の当番は営業のお兄さんです。

 

今日は複合機、FAXの便利機能についてご紹介します。最近ではテキストのやり取りはFAXからメールに移行しつつ有りますが、中小企業ではまだまだFAXのやり取りが重要なファクターを占めているのも事実です。最近はFAXの機能も進化して、メールに劣らないくらい便利に使えるのです!今日は特に便利な2つの機能をご紹介します!

1つ目は、受信したFAXをPCや複合機の画面で見れるペーパーレス機能は割とご存知の方も多いかと思いますが、意外と知られてないのがその逆!

例えばパソコンで作成したテキストをFAX送信する際、当然ですが、一度プリントアウトして、複合機の所まで取りに行って、更に複合機を操作してFAX送信してますよね?これがメールなら席を立たずに済むのに…と感じる方も多い様です。しかし、FAXでも席を立たずに送信出来ます!

作成したテキストに、送付状迄付けて、パソコン上で送付先を入力、勿論宛先登録すればそれもワンタッチでオーケー!そのまま送信をクリックすれば、席を立たずに無駄な紙出力も無しでFAX送信が可能です!デスクで忙しくしてる事務員さんには大変喜んで頂ける機能です!

 

2つ目は、現場仕事や営業で忙しくされてる社長様にオススメの機能です!

これはとあるお客様での導入事例ですが、建築関係のお客様で、取引先から図面をFAXで送ってもらう事が多かったそうです。昔は必要で有ればその都度事務員に戻って確認していたそうですが、時代が変わりどんどんスピードを要求される様になり、最近では事務員さんにFAXの写真をスマホに送ってもらっていたそうです。

しかし、事務員さんが出掛けてたり、病欠してしまうとそれが出来ず、取引先からクレームをもらうハメになったそうです。そして、とうとうその事務員さんは家庭の事情で週2回の出勤になり、他の日に出てくれる事務員さんを募集しようかと検討されてました。

しかし!最近のFAXは受信したFAXをスマホに自動転送してくれるのです!転送の方法はメーカーや機種によって、メールだったり、専用のアプリだったりですが、いずれも写真で見るよりはるかに見やすく、特に図面などの細かな部分もよく見えます!これで事務員さんが出掛けても休んでも大丈夫です!更に、機種によってはそのまま返信したりする事も可能です!こちらのお客様はこの機能を大変喜んで頂きました!しかもスマホでさえ苦手だったのに、気がついたら使いこなして、更に今はiPadまで購入してより便利にご利用になられてます!

この機能、実は私も大変便利に使っていまして、取引先や、お客様からのFAXを営業先でただちに確認出来るので、お客様からもレスポンスが早いねとお褒めの言葉を頂いてます!中には営業マンなのにまだ事務所におるのか!!と勘違いされてしまうお客様も…笑

この様にFAXも凄く便利になってるんです!まだまだ沢山の機能が有りますが、またの機会にご紹介しますね!

お問い合わせお待ちしてます♪

 

1台の電話機でどうしていろんな番号の発着信ができるのか?!新人さんのためのビジネスホン談話全文表示

みなさんこんにちは!!みらいサポートのブログへようこそ^^

今日も名古屋丸の内よりお客様に最適なビジネスホン、複合機などのOA機器をご提案すべく活動しています。

 

更新担当のく~です!

しばらくぶりとなってしまいました。なんだか季節が飛んで真夏のような気候ですね。

とはいえ、今週中にも梅雨入りするとか…過ごしにくい時季がやってきます。憂鬱です。

 

今日のテーマは、実務に入ってきたであろう新入社員さん向けに書いてみます。

これは、みらいサポートに来る若手も知らなかった事実だそうで…知ればハナタカかもしれませんよ!

 

ビジネスホンとはなんだ?

ドラマやバラエティの事実確認TELなどのシーンでよく見かけるたくさんボタンの付いた電話機。

これが”ビジネスホン”という電話機です。

ひとつの電話番号で同時に発着信ができるように設定されています。

さらにひとつの電話機でいくつかの電話番号の発着信をさせるようにも設定できるようになっています。

いくつもの部署がある、テレアポ業務を行っている、そんな企業さんで多く利用される電話機です。

今は携帯やチャットでのやりとりが主流になりつつあり、そもそもオフィスに電話機がない企業さんもあるかもしれませんね。

 

たくさんの電話番号がひとつの電話機で?!

企業ホームページや求職データなどに掲載(公表)されている番号は、だいたい“代表番号”と呼ばれる総務などにつながるものです。

その他に、広報や営業部などいくつもある部署に直通する”追加番号”が存在します。

一番わかりやすいところで、お家の電話機とFAXが別の番号になっている。なんてことありませんか?

これも、電話=代表番号、FAX=追加番号という仕組みになっています。

ビジネスホンはたくさんあるボタンに電話番号を登録するので、1番~4番は代表、5番~8番は営業というように設定していきます。

かかってきた番号によって着信音を変えることはもちろんできます。あわせてボタンが光るのでどれでかかってきたかわかります。逆に発信するときも、どの番号からかけるか、ボタンを押して選ぶことができます。

 

また、たくさんある番号の中でこの電話機にはどの番号の着信音を鳴らすか。といった設定もできるんです!使い勝手よく設定ができるのは助かります。

中にはフリーダイヤルやナビダイヤルを持っている企業さんも多いですよね。

これも同じ電話機での発着信が可能なんです。もし今後導入することになっても、電話機を変えることなく番号と設定を追加するだけで済んでしまう。便利ですね~

 

細かいところを話せばキリがないですが、普段使うにはこんな感じでしょうか。

電話番号が部署ごとにあると直接かかってほしいところにつながるので、業務のロスが少し減るような気がします。時間に追われるのはよくないですが、やはり時間との戦いの中でちょっとでもストレスなく事が運ぶのは有難いものです。

携帯だと逃げられませんしね?!