仕事の効率もアップしコスト削減にもつながるビジネスホン全文表示

仕事の効率もアップしコスト削減にも

仕事をする上で、クライアント様や取引業者様とのやり取りに必需品の電話機。
携帯が普及しているとはいえ、オフィスでは固定電話でやり取りが主流です。

しかし、家庭用電話を各個人に一台ずつ設置した場合こんなことが起きてしまいます。

 

●総務で受けた電話を社長にまわしたい時に、総務デスクの電話機を取りに来てもらうことになる。

●営業の電話が鳴ったら、営業デスクまで電話を取りに行かなくてはならない。
もしくは、電話が鳴っていることに気づけない。

●社長が総務に用事がある時、電話で用件を伝える場合は、外線→外線の為、通話料金が発生

 

以上の問題を解決してくれるのがビジネスホンとなり、一般電話と違い重宝されます。

ビジネスホンと家庭用電話との大きな違いは、内線通話、保留転送、複数回線の接続です。異なる種類の回線(ひかり電話、IP電話、ISDN、アナログなど)を同一システムに収容したり、通話録音装置や留守番電話装置の追加、インターホン接続、などビジネス業務に必要な機能、サービスを組み合わせて利用することができます。

 

また、複数の回線をまとめることができる業務用電話システムとなり、複数の電話機(多機能電話機)と主装置(ME)の組み合わせによるシステムで、複数の回線を効率よく利用することが可能です。 ひかり電話やISDN回線、アナログ回線など異なる複数の回線を同時に収容(まとめることが)でき、ドアホンやFAXなどもシステムに組み込むことができます。

家庭向け一般電話のように電話機の台数分だけ電話回線が必要になることがないのでコストの削減もでき、ビジネスにはなくてはならない電話システムです。

 

簡単に言うと、ビジネスホンを使えるようにする為には主装置という機器が必要で、その主装置を元にそれぞれ配置された電話機にコードを繋げば通話が可能になるという仕組みとなります。

 

主装置とビジネスホンの関係

主装置とビジネスホンの関係についてご紹介いたします。
主装置と電話機の関係は「同一メーカー」で「同一機種」でないと、ほとんどが動作しません。
仮に同一メーカーで同一機種であったとしても、機種によってはその電話機に合わせたデータ設定を行わないと通常の動作をしない可能性もあります。

ビジネスホンの主装置の中には、初期設置当時の使用環境に合わせてユニットが組み込まれている場合もあります。その主装置内の端末ユニットが不足している場合は電話機を接続しても動きません。

 

接続台数はユニットとは?

主装置を見ると接続可能台数が書かれています。
しかし、これはあくまでも“接続可能”な台数ということで、本当の接続台数はその主装置の中にある“ユニット”と呼ばれる基盤で決まります。
設置の際には、まず必要な台数を検討し、席の配置から電話のレイアウトを決めていくことが必要になります。

 

接続台数についての使用例

例えば、ビジネスホンは6基で十分と考え、最大16基まで接続可能な主装置内の主要ユニットを半分の8基分に設定しました。
使用するビジネスホンが6基で済んでいるうちはこれで問題はありません。

しかし、その後、事業が順調に進み、従業員が増え、必要なビジネスホンは12基になったとします。

 

このオフィスの主装置に接続可能な台数は16基ですから、それより少ない12基ならば問題なく使用できるように思えます。しかし、この考えは間違いです。この主装置に組み込んである主要ユニットは8基分までしかありませんから、増やせるビジネスホンは2機までです。

ここで残りの4基を追加したい場合は、主要ユニットを増加させる必要があるのです。

接続台数とユニットについては、わかりにくい部分がございますので、お気軽に当社にお問い合わせください。

ビジネスホンで通話を録音することもできるんです!!全文表示

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今日も名古屋市中区丸の内よりお客様に最適なビジネスホン、複合機などのOA機器をご提案すべく活動しています。

 

更新担当のく~です!

サッカーワールドカップ、世間の評価をよそに?決勝リーグに進みましたね!

今夜明け方キックオフということで、明日の朝は眠たそうな人が続出なのでしょうか…?

しっかり寝て備えましょう!!

 

本日の当番はルーキー君です。

 

お客様周りをしていると最近よく言われるのが、特に内勤の方にお客様との会話を録音したいということをよく言われます。

 

内勤の方だと1日何十件、多い時だと何百件と電話を受ける方も多いと思います。

どんなに注意してミスなくやろうとしても人間のやっていることなので、時に相手に言われたことを間違って認識してしまったり、外回りをしている方あての電話を受け伝言を頂いたにも関わらず伝言を忘れてしまったりと、些細なことから重大なことまで色々あるかと思います。

どんな些細なことでもこのようなミスが積み重なるとお客様等からの信用を失ってしまいます。

 

そういったミスもビジネスホンの通話録音機能で解決できます!!

この通話録音機能を使うことによって、業務改善またお客様満足度の向上もできます!!

 

ということで今回はビジネスホンの機能である通話録音の機能を紹介させていただきます。

 

  1. 録音ボタンを電話機のワンタッチボタンに作って電話を受けたときにそのワンタッチを押せば通話の録音ができるようになります。

通話を終えてから再生をすることで会話を聞き直すことができるため、聞き逃していることや、聞き間違いをなくす事ができます。

また通話録音機能は電話を受けている方がこれは重要だ!!と思ったときに録音ボタンを押して通話を録音するパターンと、電話を受けるときもかけるときも外線を掴んだ時点で録音を開始する常時録音と設定で選ぶこともできます。

 

2.録音した人以外の人も通話の内容を聞けます。

 

従来であれば、電話を受けた方が通話の内容をメモに残し、担当の方に直接伝えたり机の上にメモおく必要があるかと思いますが、録音機能があればお客様のそのままの情報を聞けるためより確実に内容がわかるかと思います。

そのため聞き逃しからの伝え漏れをなくすことができると同時に担当の方が録音した通話を聞けばお客様の声のトーン・雰囲気も聞けるためお客様の状況もわかりやすくなります。

 

3.録音データを社内で共有ができます。

 

通話録音をすることで電話対応に問題がないか、社内共有をすることができます。

問題点があれば電話対応の改善ができますし、電話対応の向上=お客様満足度の向上にもつながります。

 

このようにビジネスホンで通話録音機能を使うことによって、大幅な業務改善ができ、

顧客満足度もあがります。

 

これからもみらいサポートではビジネスホン等の取り扱っている商品の意外と知られていない機能や情報を紹介して少しでも皆様に役に立てるように更新していきたいと思います。

次回の更新もよろしくお願いします。

Wifi・インターネットがつながらない時にまず試すべきこと全文表示

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更新担当のく~です!

今朝、通勤通学の時間帯に大きな地震がありました。電車に乗っていて気づかなかったのですが、この地域もそれなりに揺れたようですね。最大で震度4だったとか…ライフラインが止まってしまったときどうするか?他人事ではありません。考えていかなくてはいけませんね。

 

本日の当番はサムライこと技術のお兄さんです。

 

インターネット・パソコン・スマートフォンの普及に伴い、今はwifi(無線)を利用されていない方は非常に少なくなったように感じます。

実際、私にお客様よりかかってくる電話も「wifiが切れた、インターネットがつながらなくなった」という内容が圧倒的に多いです。

Wifi(インターネット)がつながらないと仕事にならないというお客様も多く、急を要する対応です。

電話対応でどうしようもないときはもちろん現場に訪問しますが、意外と電話対応で解決できることも多いです。

本日はwifiがつながらなくなって焦る前にまずはお客様にできる対応を紹介させて頂きます。

 

まずwifiがつながらなくなった時に確認するべきこととして、一部端末のみつながらないのか全ての端末でつながらないのか確認してください。もし一部端末・・・例えばノートパソコンは問題なく無線でインターネットにつながっているけどスマホはつながらないとか一部の端末でのみつながらない場合はルーターの問題よりも端末側の問題の可能性が高いです。何かの拍子にwifiのパスワードが外れた可能性もあるので、その場合はパスワードを再設定してみてください。

 

全ての端末でwifiがつながらない場合は無線ルーター側の問題の可能性が高いのでその時はまず以下の事を試してみてください。

 

  1. 無線ルーターの電源コンセントが抜けていないか、もしくはルーターの電源コンセントを差し込んでいる電源タップのスイッチをオフにしていないか確認する。

「・・・そんな馬鹿な」と思うかもしれませんが意外と多いです。どんなルーターでも基本的には正面にランプがあり、点灯もしくは点滅して光っております。

もし何も光っている気配がない時はまずは一度電源周りを確認してみてください。

 

  1. 無線ルーターを再起動してみる。

 

これで直ることが私の経験上一番多いです。

パソコンもスマホもwifiが切れて使えなくなった時はまずルーターの再起動をしてみてください。やり方はルーターの種類によって異なりますが、大体のルーターは電源コンセントの抜き差しで再起動できます。

 

  1. 無線ルーターにささっているLANケーブルを確認する。

 

LANケーブルがルーターから抜けていないか一度確認してみてください。ルーター周りを掃除したときにうっかり抜いてしまったとか、LANケーブルのつめが折れていて抜けやすくなっている場合もあります。また、ケーブルが抜けてしまっていてどこにさせばいいのかわからなくならないようにするためにもLANケーブルのささっているポートに目印になるようなシールなどを貼っておくとわかりやすいです。

 

あとは単純にLANケーブルの調子が悪くなっている場合も考えられます。もし変えのLANケーブルがあれば一度交換をしてみてください。これはメーカーによって異なりますが、LANケーブルがささっているポートがわかりやすく光っているルーターもあります。LANケーブルがしっかりささっているにも関わらずポートが光っていない場合はLANケーブルを疑ってみてもいいかと思います。

 

上のどれをしても解決しない場合はルーターの故障等その他の問題が考えられます。

 

弊社みらいサポートはお客様のどんな些細な事でもインターネット環境を保守するサービスも行っております。インターネット環境は目に見えないものだからこそトラブルになった時に何がなんだかよく分からないというお客様も非常に多いです。そんな時は是非通信のプロである我々に任せてください。

複合機の便利機能~FAXもペーパーレス化が進んでいる!業務効率UP&コストダウンの合わせ技全文表示

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更新担当のく~です!

今日、東北地方も梅雨入りし全国で梅雨のシーズンとなったそうです。

例年より大分早いシーズン到来だとかで話題になっていますが、雨の期間は変わらないそうなので、早い夏が来るのかも。

明けるのが待ち遠しいです。

 

本日の当番は営業のお兄さんです。

 

今日は複合機、FAXの便利機能についてご紹介します。最近ではテキストのやり取りはFAXからメールに移行しつつ有りますが、中小企業ではまだまだFAXのやり取りが重要なファクターを占めているのも事実です。最近はFAXの機能も進化して、メールに劣らないくらい便利に使えるのです!今日は特に便利な2つの機能をご紹介します!

1つ目は、受信したFAXをPCや複合機の画面で見れるペーパーレス機能は割とご存知の方も多いかと思いますが、意外と知られてないのがその逆!

例えばパソコンで作成したテキストをFAX送信する際、当然ですが、一度プリントアウトして、複合機の所まで取りに行って、更に複合機を操作してFAX送信してますよね?これがメールなら席を立たずに済むのに…と感じる方も多い様です。しかし、FAXでも席を立たずに送信出来ます!

作成したテキストに、送付状迄付けて、パソコン上で送付先を入力、勿論宛先登録すればそれもワンタッチでオーケー!そのまま送信をクリックすれば、席を立たずに無駄な紙出力も無しでFAX送信が可能です!デスクで忙しくしてる事務員さんには大変喜んで頂ける機能です!

 

2つ目は、現場仕事や営業で忙しくされてる社長様にオススメの機能です!

これはとあるお客様での導入事例ですが、建築関係のお客様で、取引先から図面をFAXで送ってもらう事が多かったそうです。昔は必要で有ればその都度事務員に戻って確認していたそうですが、時代が変わりどんどんスピードを要求される様になり、最近では事務員さんにFAXの写真をスマホに送ってもらっていたそうです。

しかし、事務員さんが出掛けてたり、病欠してしまうとそれが出来ず、取引先からクレームをもらうハメになったそうです。そして、とうとうその事務員さんは家庭の事情で週2回の出勤になり、他の日に出てくれる事務員さんを募集しようかと検討されてました。

しかし!最近のFAXは受信したFAXをスマホに自動転送してくれるのです!転送の方法はメーカーや機種によって、メールだったり、専用のアプリだったりですが、いずれも写真で見るよりはるかに見やすく、特に図面などの細かな部分もよく見えます!これで事務員さんが出掛けても休んでも大丈夫です!更に、機種によってはそのまま返信したりする事も可能です!こちらのお客様はこの機能を大変喜んで頂きました!しかもスマホでさえ苦手だったのに、気がついたら使いこなして、更に今はiPadまで購入してより便利にご利用になられてます!

この機能、実は私も大変便利に使っていまして、取引先や、お客様からのFAXを営業先でただちに確認出来るので、お客様からもレスポンスが早いねとお褒めの言葉を頂いてます!中には営業マンなのにまだ事務所におるのか!!と勘違いされてしまうお客様も…笑

この様にFAXも凄く便利になってるんです!まだまだ沢山の機能が有りますが、またの機会にご紹介しますね!

お問い合わせお待ちしてます♪

 

1台の電話機でどうしていろんな番号の発着信ができるのか?!新人さんのためのビジネスホン談話全文表示

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更新担当のく~です!

しばらくぶりとなってしまいました。なんだか季節が飛んで真夏のような気候ですね。

とはいえ、今週中にも梅雨入りするとか…過ごしにくい時季がやってきます。憂鬱です。

 

今日のテーマは、実務に入ってきたであろう新入社員さん向けに書いてみます。

これは、みらいサポートに来る若手も知らなかった事実だそうで…知ればハナタカかもしれませんよ!

 

ビジネスホンとはなんだ?

ドラマやバラエティの事実確認TELなどのシーンでよく見かけるたくさんボタンの付いた電話機。

これが”ビジネスホン”という電話機です。

ひとつの電話番号で同時に発着信ができるように設定されています。

さらにひとつの電話機でいくつかの電話番号の発着信をさせるようにも設定できるようになっています。

いくつもの部署がある、テレアポ業務を行っている、そんな企業さんで多く利用される電話機です。

今は携帯やチャットでのやりとりが主流になりつつあり、そもそもオフィスに電話機がない企業さんもあるかもしれませんね。

 

たくさんの電話番号がひとつの電話機で?!

企業ホームページや求職データなどに掲載(公表)されている番号は、だいたい“代表番号”と呼ばれる総務などにつながるものです。

その他に、広報や営業部などいくつもある部署に直通する”追加番号”が存在します。

一番わかりやすいところで、お家の電話機とFAXが別の番号になっている。なんてことありませんか?

これも、電話=代表番号、FAX=追加番号という仕組みになっています。

ビジネスホンはたくさんあるボタンに電話番号を登録するので、1番~4番は代表、5番~8番は営業というように設定していきます。

かかってきた番号によって着信音を変えることはもちろんできます。あわせてボタンが光るのでどれでかかってきたかわかります。逆に発信するときも、どの番号からかけるか、ボタンを押して選ぶことができます。

 

また、たくさんある番号の中でこの電話機にはどの番号の着信音を鳴らすか。といった設定もできるんです!使い勝手よく設定ができるのは助かります。

中にはフリーダイヤルやナビダイヤルを持っている企業さんも多いですよね。

これも同じ電話機での発着信が可能なんです。もし今後導入することになっても、電話機を変えることなく番号と設定を追加するだけで済んでしまう。便利ですね~

 

細かいところを話せばキリがないですが、普段使うにはこんな感じでしょうか。

電話番号が部署ごとにあると直接かかってほしいところにつながるので、業務のロスが少し減るような気がします。時間に追われるのはよくないですが、やはり時間との戦いの中でちょっとでもストレスなく事が運ぶのは有難いものです。

携帯だと逃げられませんしね?!

USBを複合機に挿してみたら…印刷できたよ。全文表示

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更新担当のく~です!

季節の変わり目みなさまいかがお過ごしですか?

今日は黄砂が飛んでいるようで、ムズムズしている方もいるのではないでしょうか…

窓を開けている会社さんも多いと思います。OA機器さんたちの土ぼこり、払ってあげてくださいね。

 

先日お客様からいただいたお問合せです。

京セラの複合機でUSBへのデータ保存ができなくなった!!と困っていました。

同じ機種が事務所にあり、わたしの横にど~んと鎮座しています。

そして、ちょうど目線の高さに、たしかにUSBポートがあるんです。

活用することがなかったので、聞かれてびっくり。使っている方に初めて出会いました。

そこから気になるUSBポート。

 

MyIphoneでさっそく何かできないか機能を見てみることに。

そういう好奇心だけはものすごいあるんです。有益なものはその後おおいに活用していますよ!

USBなので、写真やクラウドのデータファイルのメニューをゴソゴソ。

そう。【プリンター】です。

今までいちいちUSBをPCに挿してプリントアウトしていたわたし。

もしかしたら、そのときは知らなかっただけで、よくみればUSBポートがあったのかも。と思うと、

なんて時間のロス!!悔やまれます。

 

 

さっそく、USBにつないでちょっとしたデータをプリントアウトしてみました。

ちゃんと、両面/カラー、用紙サイズの指定もできます。

使えるじゃないか~!!

携帯で何でもできてしまう時代ですね。

通勤途中で資料を作って~気になる記事を保存しといて~プリントアウト!楽チンです。

ワーカーホリックにならないように気をつけないとですが(笑

 

USBは、オフィスでの使用を禁止している企業も多いですね。

PCを介さずにプリントアウトできるのは、情報保護の観点でも有効なのかもしれません。

そこは、各々社内ルールに則って参考にしてもらえればと思います。

ビジネスホンの基本機能全文表示

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更新担当のく~です!

昨日の名古屋はドームで松坂さんが爆発!野球少年のようなワクワク、活き活きした表情は見ていてとても気持ちよかったです。

その後、そういう偉大な先輩を見た若手に、伝わるものがいい影響を与えてくれれば。と周りは思っているというwebの記事をみかけました。そんな話を彷彿とさせるようなエピソードです。

 

今日のお当番はルーキー君です。

 

私は入社して約1年経ちビジネスホンの機能や使い方についてだいぶ分かってきましたが、まだまだ勉強中の身です。

毎日の先輩との同行の中でこんな使い方もできるのかと驚く事もまだまだ多いです。

 

前の話ですが、お客様の移転に伴い、電話機の移設工事のヘルプをしていた時の事ですが、お客様より来客があったときようの受付用電話が欲しいとご要望頂きました。

内線〜番を押してくださいと入口に市販用電話がおいてある会社さんを見たことある方多いかと思いますが、まさにそれをしたいとの事でした。

 

私は市販用の電話でしかできないと思っていたので、後日改めて準備をしなくてはと思っていました。

技術の先輩(サムライさん)が、今回の移転に伴い使わなくなった余りのビジネスホンを持ってきて

「この電話も受付用にできますので、これを受付に置きませんか?」とお客様に案内しており、お客様も

「できるなら是非やってほしい。余ってたビジネスホンもったいないなぁと思ってたからちょうど良かった」

と大変喜んでおられました。

私自身も良かったですねーと言いながらそんな使い方もできるのかとまた一つ勉強になりました。

 

まだまだ社歴も浅く勉強中の身ですが、だからこそお客様に最も近い目線で電話機の使い方、機能等お話ができると思っております。

このブログを見て頂いてる方に少しでもビジネスホンなどの使い方をご理解して頂けますよう私の目線で気になったこと、便利だと思った事を投稿させていただきますのでよろしくお願いします。

システム担当者の設置は重要度大なんです!全文表示

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更新担当のく~です!

朝からUVに関する注意喚起ばかりですね~ TVもラジオも。

3月からしっかり日焼け止め(もちろん50++++)塗ってるのにうっすら焼けてる…悲しい。

 

5月に入ってから、やたらとPC関連のお問合せが続きました。

業務で使っているPCも不具合が起こり、焦りました…

 

使用PCは、どうやらWindowsUpdateが原因だった様子。

そこそこ急いでいるところに、メールとインターネットエクスプローラーが開かず。

業務に支障どころか何もできない!!状況で、それはもう内心汗だくでした。

たまたまその前の週に同じような症状のお問合せがあり、対処したばかりだった技術のサムライのお兄さんに

救ってもらい、事なきを得ました。

 

対処した方法は、

アップデートする前のポイントに戻す!

なんとも簡単な操作でした。そして勉強になりました。

 

今回は、付いているポイント以降にインストールしたアプリケーションやソフトがなかったので問題なくできたのです。ダウンロードしたデータなどは、そのまま残るのでいいのですが、アプリ・ソフトはインストールのしなおしが必要です。それなりに大変な作業です…

 

その後、使っているPCは再起動したときにアップデートがされたようですが、

とくに不具合なく使えているのでホッとしているところです。

それでも不具合が直らない場合は、自動アップデート自体を止めて手動に切り替えざるを得ないそうです。

そうなると、常に最新の状態でないと動かないアプリなどがあるととても厄介です。

わたしが使っているPCはまさにそれで、今後とても不安が残ります。

正直、なにが必要なアップデートなのかさっぱりわかりません…

 

やはり、こういったときにしっかり対応・アドバイスしてもらえる存在があるのは心強いです。

いつも申し訳ないなぁ…と思いながら、つい頼ってしまいます。

あっ。ある程度は自力で解決していますよ!さすがに(汗

 

発展めまぐるしいIT周りの知識は、一日二日ではすべてを理解できません。

なにかあったときに相談できる相手を作ることも、ネットワーク整備の一つです。

企業の防犯対策意識されていますか?全文表示

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更新担当のく~です!

健康診断から戻ったばかりで、大っ嫌いな採血の凹みからまだ復帰できていません。

痛くなかったけど、痺れてる…(涙

 

今日のお当番は営業のお兄さんです。

 

弊社みらいサポートでは様々な通信回線に接続される機器を取り扱っております。

電話やFAX、複合機に始まりPC回りの機器…時代のニーズに応じて、お客様の関心も常に移り変わるものです。

そして、今お客様からの関心が一番頂けるのが防犯カメラです。

弊社ではNTTを始め、国内メーカーの防犯カメラを各種取り扱っております。

 

実は愛知県は東京、大阪を差し置き、盗難や侵入の被害件数が日本一の地域です。

防犯カメラの取り扱いをお客様にお知らせすると、

意外な程関心の高さを実感しました。

最近の防犯カメラはフルハイビジョンで画質も非常に良く、

拡大しても鮮明に見えます。

更にスマートホンで外出先からも画像を確認出来る様な物もあり、

非常に便利になってます。

 

また、リースでの導入が可能なので、初期費用も必要有りません!

電話屋さんに防犯カメラを頼むより専門の所に…とお考えの方もいらっしゃるかと思いますが、

防犯カメラは今や立派な通信機器です。

通信環境を理解してる業者が工事する事で、スムーズに工事出来ます。

弊社がネット環境を管理してるお客様で、他社さんが防犯カメラを設置する際、

ネット環境の設定が分からなかった為、弊社も工事に急遽呼ばれるという事が有ります。

当然弊社も急なお呼び出しなのですぐにお伺い出来ないケースも有ります。

そうなると当然工事は止まってしまいます。

なので防犯カメラは通信の専門に頼む事をお勧めします!

 

特に弊社株式会社みらいサポートは親切丁寧な説明、工事を心掛けてますので、

防犯カメラの導入をお考えの方はお問い合わせください!

ビジネスホンで電話転送全文表示

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更新担当のく~です!

ひんやりした日があったり、暑い時間があったりと体調管理が難しい季節になりました。

今日のお当番はみらいサポートの技術マン、サムライのお兄さんです。

 

ゴールデンウィークもあっという間に終わりましたね。私も久しぶりに休みを満喫しました。

 

今日は現場で電話工事している時に意外とみなさんが知らないビジネスホンの設定について紹介します。

 

昼間はみんな現場に出ており、事務所が事務員さんだけになってしまう会社さんも多いかと思います。

 

会社に電話はかかってくるけど担当の方が不在で折り返し対応にされてる会社さんも非常に多いです。

ビジネスチャンスは時間が大事‼︎

折り返し電話は早い方がいいですが、相手から電話がかかって来た時にそのまま直で担当の方に電話がつながるのはもっといいです。

 

そんな悩みをビジネスホンで解決できます。

お客様から電話が会社にかかって来た時、事務所に担当の方がいなくても、内線電話の様な要領で直接外出先の担当者さんの携帯に電話を転送する事ができます。

 

ビジネスホンを利用されている会社さんは非常に多いですが、そういった使い勝手を知らないお客様も多く、ご案内をすると設定をしてほしいとよく言われます。

 

ビジネスフォンは会社にとって比較的身近なもので、あって当たり前のものですが意外とまだまだ知らない機能がいっぱいあるかと思います。

 

今後もこういった小情報を発信していきます。