ビジネスフォン使い方「内線電話」「外線電話」の便利機能のご紹介

オフィスでお仕事をしている方は、ビジネスフォンは普段使っている方は多いと思います。

しかし、ビジネスフォンを使ってはいるものの、使いこなすまではいかないという方もいらっしゃるのではないでしょか。

ビジネスフォンにはたくさんの機能があります。もしかすると、あなたのまだ知らない便利な機能があるかもしれません。そんな多彩な機能を使いこなすためにも、まず基本が大切です。今回は、ビジネスフォンの基本的な使い方をご紹介いたします。

ビジネスフォンでの電話のかけ方

ビジネスフォンの通話方法には、基本的には「外線通話」と「内線通話」の二通りあります。

一つ目の「外線通話」とは、アナログのNTT等の電話回線、ISDN回線、IP電話(050番号など)やひかり電話を利用し、公共のインフラを使って外部と通話する方法を外線通話と言います。

二つ目の「内線通話」は、一般的にはオフィス内に交換機能を担う役目の「主装置」を設置し、そこに接続された電話機同士で通話をすることを言います。そして、ビジネスフォンの電話機には、内線番号が割り当てられます。
小規模なオフィスの場合は二桁番号、例えば10番~99番、中規模オフィスになると三桁~四桁(100番、1000番)と言った番号の割り当てをすることができます。これらのオフィス内での内線通話で話す場合は、通話料は発生しません。

外線通話のかけ方

ビジネスフォンの場合、オフィスの外にかける外線を使用する場合には、まず「外線ボタン」を押す必要があります。
ビジネスフォンの回線が複数ある場合には、空いている外線ボタンを押してから電話をかけます。外線が、空いているかどうかは、一般的には、電話機の外線の部分にランプがついているかどうかで判断できます。

実際のやり方

  1. 空いている外線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる
  3. 相手先の電話番号をダイヤルを回す
  4. コール音が鳴って相手先が出れば外線がかかったことになります

また、一般的なビジネスフォンの場合、電話番号をダイヤルして相手先が電話に出た後に受話器を上げても問題ない仕様になっています。受話器をあげなくても、相手先が電話に出られるまでは、コール音が聞こえるようになっているので、電話に出られるまでは他の仕事をして時間の有効活用ができます。

相手との話が終わったら、受話器を元に戻すことで電話を切ることができます。

次は、内線の掛け方をご紹介いたします。

内線通話のかけ方

「内線」は、離れた部署の社員と連絡を取り合うことができます。使い方は、「内線ボタン」を押します。内戦も外線同様に、空きはランプで確認ができます。

実際のやり方

  1. 空いている内線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる
  3. 相手の内線番号をダイヤル
  4. コールが鳴って相手が出れば通話が可能です

お仕事でのお電話は決まった方に電話することが多いのではないでしょうか?
そこで、次は便利なワンタッチダイヤル (短縮ダイヤル)の使い方をご紹介します。

ワンタッチダイヤル(短縮ダイヤル)の使い方

ビジネスフォンをお使いの方で、毎回わざわざダイヤルをプッシュしてかけている方も多いのではないでしょうか。毎回、電話番号を確認しながら毎回ダイヤルをプッシュするのは面倒だし、効率的にもあまりよろしくありませんよね。

ワンタッチダイヤル(短縮ダイヤル)とは、その名の通りボタンを1度押すだけで相手に電話がかけられる機能です。

一般的かけ方

  1. 多機能電話機のスピーカボタンを押したあとで、ワンタッチダイヤル登録特番(「9」など)をダイヤルします。
  2. ワンタッチダイヤルを登録するファンクションキーを押します。
  3. 外線発信特番(ほとんどの場合は「0」)と相手の電話番号をダイヤルします。
    外線だと、0+0312345678
    内線だと、0+1001 など
  4. 登録する電話番号を入力し終わったら決定となるボタンを押して登録を完了します。登録したら、受話器を上げて登録したファンクションキーを押せば自動的に相手に発信されます。

ワンタッチダイヤルの利用方法は、機種によって変わりますが、一般的なビジネスフォンは、各電話機でそれぞれ登録する事ができます。電話機によって登録方法が変わりますので、詳しくはマニュアルをご確認ください。

相手先が電話に出るまで、受話器を持ったまま時間が意外とたってしまったという経験はありませんか?また、長時間相手が出ない時は受話器を持っている手も疲れますよね。

そこで、次にオンフックダイヤルというビジネスフォンならではの便利な機能のご紹介いたします。

オンフックダイヤル使い方

電話をかけるとき、普通の電話機なら受話器を上げなければなりません。一方、ビジネンホンの場合、受話器を置いたまま電話をかけることができ、その機能を「オンフックダイヤル」と呼ばれています。しかし、電話をかけることはできますが、通話は受話器を持たないようになっています。

オンフックダイヤルの利用方法は簡単で、受話器を置いたまま「外線・内線ボタン」を押して相手のダイヤルをプッシュすれば、コール状態になります。あとは、相手が電話に出たら受話器を上げて通話ができます。

このオンフックダイヤルを使うと、相手先が出るまでの間は、他の業務をすることができますので、効率的にお仕事ができます。
携帯やスマホにもある着信・発信履歴からかけられる機能のリダイヤル発信のかけ方のご紹介です。

リダイヤル発信のかけ方

リダイヤル発信とは、過去にかけた電話番号にリダイヤルボタンを押せば発信することができる機能です。

ビジネスフォンの場合、リダイヤルボタンが最初から実装されている機種の場合と、短縮ボタンと兼用されているものなど、リダイヤルの方法は機種によって異なりますので、お使いの機種の取り扱いの仕方をご確認ください。

一般的な使い方

  1. 受話器を置いたまま十字キーを押す
  2. 十字キーを押して、相手先を選びます。
  3. 空いている外線ボタンを押すと、選択された履歴の電話番号がダイヤルされます。

またビジネスフォンには、オートリダイヤルをする事で、相手先が話し中のときに自動的に電話をかけ直してくれる機能もあります。

効率よく仕事をする上での便利なビジネスフォンの使い方をご紹介でした。