ビジネスフォン の「保留」と「転送」の使い方

お客様との電話のやり取りの中で、他の部署に詳しく話して欲しい、他の担当に詳しく話して欲しいなど、社内で連携をとって対応することがありますよね。

例えば、

「お客様からA部署の代表番号に着信を受けたが、担当は近くに座っている同じチームの社員である。」
「社員から内線で〇〇の問い合わせを受けたが、〇〇に詳しい担当者は少し離れた場所に座っている。」
「〇〇の担当チーム員が全員外出してしまう。お客様からの着信を、スマートフォンで受けたい。」

などビジネスシーンでは、電話で何人の人がやり取りということがありますよね。

これらは、ビジネスフォンの代表的な機能である「保留」と「転送(自動転送)」で解決できます。

では、ビジネスフォンの保留と転送の基本的な利用方法と、スマートフォン・携帯電話での活用方法の一例をご紹介しますね。

保留機能は、皆さんご存知の通り通話相手に一時的にお待ちいただく場合に使います。通常、「保留」と「転送」は同じ部屋、あるいは同じ建物内で行われていますが、その仕組みを外出中の人に応用したのが外部転送です。

外部転送は人間の手で行われる「手動転送」と、電話帳に登録した電話番号に自動的に転送てくれる「自動転送の2種類の方法があります。

外部手動転送

外線手動転送は、をいったん受けてから転送します。
基本的には、通常の「保留」・「転送」と同じであり、例えば、外出中の社員Bさんあての電話を受けたとき、その通話をいったん保留にしてから、外出中の社員Bさんに電話をかけます。
用件を伝えたら電話をかけてきた相手と外出先の社員Bさんの電話を、会社を介してつなぎます。
通常の「保留」・「転送」と違いは、この通話の間、2つの外線を使っていることになります。

便利な「外部自動転送」

部署の全員が外出している場合や、残っている社員がいたとしても手が離せないときもあると思います。このような時には自動転送を設定しておくことで、かかってきた電話を自動的に他の電話機やスマートフォンに転送することができます。この場合は、電話がかかってきたとしても不在時も安心で、在席者の取り次ぎの時間を減らすことができ業務に集中できます。

ただし、外線自動転送の場合は、事前の設定が必要となりますので、工事の際や販売店にご確認ください。ここでは、自動転送の例を3つご紹介します。

外線自動転送

外線自動転送の場合、事前の設定が必要になります。

外線からの着信があった時点で、電話帳に設定した電話番号(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)にそのまま転送します。この機能を多機能電話機のオートダイヤルボタンに登録しておけば、外出する際にはボタンを押すだけで転送機能ONに切り替えることができます。

また、曜日・時間帯でON/OFFを自動的に切り替えることもできますので、休日や営業時間外は転送切り替えなどをすることが可能になります。

無応答転送

外線/内線からの着信を受けたときに、応答せずに一定時間が経過すると、あらかじめ登録している電話機(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)を呼び出します。着信後に転送するまでの時間はあらかじめ設定しておきます。社内に人がいたとしても、他の業務に追われて電話に出られない場合、外にいる社員が対応することが可能になります。

話中転送

自席で通話中に外線/内線からの着信を受けたときに、あらかじめ登録している内線電話機を呼び出します。

ビジネスフォンの「転送」には、ここではご紹介しきれない多くの機能が用意されています。皆さまの業務形態に会った機能をお選びいただけますので、詳しくは販売店にご相談ください。