複合機の便利機能~FAXもペーパーレス化が進んでいる!業務効率UP&コストダウンの合わせ技

みなさんこんにちは!!みらいサポートのブログへようこそ^^

今日も名古屋丸の内よりお客様に最適なビジネスホン、複合機などのOA機器をご提案すべく活動しています。

 

更新担当のく~です!

今日、東北地方も梅雨入りし全国で梅雨のシーズンとなったそうです。

例年より大分早いシーズン到来だとかで話題になっていますが、雨の期間は変わらないそうなので、早い夏が来るのかも。

明けるのが待ち遠しいです。

 

本日の当番は営業のお兄さんです。

 

今日は複合機、FAXの便利機能についてご紹介します。最近ではテキストのやり取りはFAXからメールに移行しつつ有りますが、中小企業ではまだまだFAXのやり取りが重要なファクターを占めているのも事実です。最近はFAXの機能も進化して、メールに劣らないくらい便利に使えるのです!今日は特に便利な2つの機能をご紹介します!

1つ目は、受信したFAXをPCや複合機の画面で見れるペーパーレス機能は割とご存知の方も多いかと思いますが、意外と知られてないのがその逆!

例えばパソコンで作成したテキストをFAX送信する際、当然ですが、一度プリントアウトして、複合機の所まで取りに行って、更に複合機を操作してFAX送信してますよね?これがメールなら席を立たずに済むのに…と感じる方も多い様です。しかし、FAXでも席を立たずに送信出来ます!

作成したテキストに、送付状迄付けて、パソコン上で送付先を入力、勿論宛先登録すればそれもワンタッチでオーケー!そのまま送信をクリックすれば、席を立たずに無駄な紙出力も無しでFAX送信が可能です!デスクで忙しくしてる事務員さんには大変喜んで頂ける機能です!

 

2つ目は、現場仕事や営業で忙しくされてる社長様にオススメの機能です!

これはとあるお客様での導入事例ですが、建築関係のお客様で、取引先から図面をFAXで送ってもらう事が多かったそうです。昔は必要で有ればその都度事務員に戻って確認していたそうですが、時代が変わりどんどんスピードを要求される様になり、最近では事務員さんにFAXの写真をスマホに送ってもらっていたそうです。

しかし、事務員さんが出掛けてたり、病欠してしまうとそれが出来ず、取引先からクレームをもらうハメになったそうです。そして、とうとうその事務員さんは家庭の事情で週2回の出勤になり、他の日に出てくれる事務員さんを募集しようかと検討されてました。

しかし!最近のFAXは受信したFAXをスマホに自動転送してくれるのです!転送の方法はメーカーや機種によって、メールだったり、専用のアプリだったりですが、いずれも写真で見るよりはるかに見やすく、特に図面などの細かな部分もよく見えます!これで事務員さんが出掛けても休んでも大丈夫です!更に、機種によってはそのまま返信したりする事も可能です!こちらのお客様はこの機能を大変喜んで頂きました!しかもスマホでさえ苦手だったのに、気がついたら使いこなして、更に今はiPadまで購入してより便利にご利用になられてます!

この機能、実は私も大変便利に使っていまして、取引先や、お客様からのFAXを営業先でただちに確認出来るので、お客様からもレスポンスが早いねとお褒めの言葉を頂いてます!中には営業マンなのにまだ事務所におるのか!!と勘違いされてしまうお客様も…笑

この様にFAXも凄く便利になってるんです!まだまだ沢山の機能が有りますが、またの機会にご紹介しますね!

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